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辦公自動化系統的探討

辦公自動化是近年隨關計算機科學發展而提出來的新概念,至今還沒有一個統一,公認的確切定義。
辦公自動化(OA),是指利用先進的科學技術,盡可能充分地利用信息資源,提高生產、工作率和質量,輔助決策,求取更好的經濟效益。 辦公自動化是指在行政機關工作中,是采用Internet/Intranet技術,基于工作流的概念,以計算機為中心,采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術,廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作;辦公自動化改變過去復雜、低效的手工辦公方式,辦公自動化為科學管理和決策服務,從而達到提高行政效率的目的。
一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。 我國辦公自動化專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為:辦公自動化是利用先進的科學技術,使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中,由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一-機信息處理系統。
一個完整的辦公自動化系統,應當包括信息采集、信息加工、信息轉輸、信息保存四個環節。辦公自動化可分為三個層次:事務型、管理型、決策型。 隨著互聯網技術的發展,安全技術的發展和軟件理論的發展,辦公自動化的發展方向應該是數字化辦公。但是要辦公自動化全面實現數字化辦公還是有一段距離的,首先現有的管理體制要隨著辦公自動化的發展而改變,另外管理人員原來有工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性,要適應辦公自動化的發展尚需時日。
盡管如此,全面實現數字化辦公是辦公自動化發展的盡然趨勢。 我國從80年代開始,尤其是進入90年代,辦公自動化發展迅猛。隨著計算機技術的發展,辦公自動化系統從初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機應用軟件逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統,通過聯網將單項辦公業務系統聯成一個辦公系統。再通過遠程網絡將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統。建立企業內部網(Intranet)和企業外部網(Extranet)已經成為辦公自動化發展的必然趨勢。
多媒體技術是辦公自動化發展的又一趨勢。辦公自動化系統引入多媒體技術,使之處理語音、圖形、圖像功能加強,更能夠滿足辦公要求,提高辦公信息處理的應用范圍和價值。近來,隨著技術的不斷進步和市場的進一步需求,電子商務(e-Business)已日益成為國內外企事業單位和熱點,所謂電子商務,是指把企業關鍵的商業系統,通過網絡與員工、顧客、供應商及銷售商直接相連,將傳統的商務活動通過計算機網絡加以實現。 辦公自動化發展到現在應以協同辦公為核心,協同辦公系統成為主題。
何為協同?企業中名部門,各成員之間不是獨立的,完成一項任務通常要通過若干部門主管或經理的審批,收發文,日常報銷等群組協作工作,用協同辦公系統以滿足流程的審批,公文的收發,工作的轉移等。協同辦公系統辦公自動化的未來發展方向更應逐步過渡到以知識管理為核心的新一代辦公自動化。辦公自動化不應只是人際辦公的計算機化,而是要融入新的管理方式,要融知識管理于辦公自動化中。通過新的系統,辦公自動化為領導層,辦公室,人力資源部門,業務部門提供全新高效的工作模式。知識管理的目標在于幫助企業發現潛在知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識、和有效利用知識。相信知識管理概念將會為辦公自動化帶來又一個臺階的轉變。
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